트렌드에서 얻은 것 No.4

“현명한 자는 적으로 부터 많은 것을 배운다.”
- 아리스토파네스

RPA는 왜 해성처럼 등장했나? 

RPA(Robotics Process Automation)의 기원을 살펴보면, 1990년대에 단순하고 반복적인 업무를 줄여보려는 시도가 있었다가 2000년 초반 RPA가 처음 등장했다. 이를 주도한 것은 유아이패스(UiPath), 오토메이션 애니웨어(Automation Anywhere), 블루프리즘(Blue Prism), 마이크로소프트가 작년에 인수한 파워 오토메이트(Power Automate), IBM 오토메이션(IBM Automation) 등이었다.

일상적인 사무 업무를 하다 보면 단순하고 매일 반복되는 작업이 많이 있다. 이러한 업무는 보통 재미없고 지루하기 때문에 자연스럽게 ‘어떻게 하면 피할 수 있을까’ 하는 고민이 생기게 된다. 이러한 고민으로부터 시작된 것이 RPA이다.¹ 기술의 발전은 가장 직접적인 자본과 연결되는 기업의 경영자원 최적화와 업무 프로세스 혁신에 기여한 ERP를 시작으로 각 세부 분야에 맞게 발전했고, RPA에 이르며 반복적인 작업을 하게 되는 모든 것을 소프트웨어 로봇을 기반으로 하는 비즈니스 프로세스 자동화까지 발전했다.²

RPA가 가장 활발하게 적용되고 있는 분야가 바로 BPO(Business Process Outsourcing) 시장인데, 특히 영어권 국가의 IT 아웃소싱 중심지인 인도에서 많이 사용하고 있다. 유튜브에서 튜토리얼을 검색하면 인도 발음의 영어로 된 자료들을 볼 수 있을 것이다.³

국내에서는 2016년쯤 구원투수처럼 시장에 등장했다. 특히 52시간 근무 규정, 야간과 주말 근무를 대체할 대안, CEO 레벨에서 인력 절감의 메세지 등과 함께 초기에 확산되었으며, 실무선에서는 힘들고 귀찮은 야간·주말 작업을 대신해 줄 수 있다는 입소문이 전파되었다. 2~3개월 정도의 짧은 기간에 정량적으로 시간, 속도, 처리량 등의 효과를 수치화할 수 있는 부분도 RPA 도입의 긍정적인 요소로 작용했다. 

RPA의 현재 수준은? 

RPA는 3단계로 구분하는데, 1단계는 기초 프로세스 자동화 수준으로 단순 반복적인 업무를 규칙에 기반하여 자동화한다. 사전에 정의된 데이터베이스 접속 및 데이터 추출 방식이 주로 사용된다. 

2단계는 고급 프로세스 자동화이며, 의사결정 기반 업무 모방 수행과 핵심 업무 자동화 단계이다. 축적된 데이터, 머신러닝 기술을 활용하여 RPA 솔루션의 정확도 및 기능 향상을 다룬다. 자연어 처리 등 비정형화 데이터도 가능하며, 여러 시스템이나 웹 접속을 통한 연계 업무가 가능하다.

3단계는 인지 자동화 단계로, 빅데이터 분석과 인공지능의 예측/추론을 활용하여 복잡한 의사결정이 가능하며, 자가학습을 통해 지속 개선할 수 있는 단계이다. 

국내 대기업의 경우 2016년부터 디지털 트랜스포메이션의 한 축으로 RPA를 적극 활용하여, 2단계를 넘어 3단계 수준으로 AI를 접목해 업무 향상에 기여하고 있다. 반면 중견기업과 중소기업은 1단계 수준에서 가성비를 따져보는 단계로 생각된다. RPA도 비용이 만만찮기 때문이다. 케이스별 PoC(개념증명), 과제 선정, 개발 과정을 거치면 1주일 정도 소요되는데, 실제 도입 시에는 정교화하는데 꽤 오래 걸리기 때문이다.

쉽게 말하면 매크로인데, 진화 과정과 고도화시켜서 솔루션으로 판매되는 것이어서, 직원들을 전부 대체할 수 있는 것은 아니고 휴먼 에러를 줄이기 위함이다. 사용자는 결과만 확인하고 처리하면 되기에 불필요한 단순 노동에 시간을 쓰지 않고, 조금 더 RPA가 하지 못하는 창의력 부분과 판단력 부분에서 두뇌를 쓰고 회사에 기여하는 것이 올바른 RPA 도입 방법이다.

휴먼 에러를 줄이고 단순 반복 업무를 조금 대체해준다고 생각하면 좋은데, 경영층에서는 뭔가 대단한 것이 나온다고 생각을 하기 때문에 어려울 수 있다. 업무 요청 등 트리거에 맞춰 자동으로 대응하여 처리하는 프로세스 정도로만 개념을 넓게 잡고 접근해야 무리가 없어 보인다. RPA 도입 비용으로 수십 억원을 쓰고 나온 결과는 계산서 발행 정도의 업무 결과를 낳을 수도 있다.⁴

“인간은 얼굴을 붉히는 유일한 동물이다. 또한 그렇게 할 필요가 있는 동물이다.” 
- 마크 트웨인 

RPA는 어디에 쓰이는가? 

한마디로 ‘절감’이다. RPA는 절감을 위해서 창조된 기술 형태이다. 

대저택의 집사를 예로 들면, 손님을 맞이하고 아침을 준비하며 옷을 준비하고 약속을 체크하며 집안의 온갖 잡다한 일을 처리한다. 그런데 이 집사가 내 데스크톱 속에서 일한다고 상상해보라. 얼마나 재미있는 일인가? 

그 데스크톱의 집사는 문서를 작성하고 첨부하여 이메일로 발송하고, 웹 검색 결과를 엑셀이나 워드에 저장해 주며, 매일 입력되는 여러 지점의 매출 데이터를 원하는 형태로 만들어주고, 문서 자료를 읽어 필요한 데이터를 데이터베이스에 저장해 준다. 그 시간에 나는 퇴근하여 가족과 시간을 보낸다. 이 데스크톱 속의 집사가 바로 RPA이다.⁵

은행에서는 신용카드 사기 모니터링, 구매 발주 처리 업무, 고객 통지 업무, 자금 세탁 방지 모니터링, 자동차 등록 열람 업무 등의 일을 처리하며, 보험/카드/증권에서는 정책 이관/취소 업무, 카드 지급 거절 업무, 캐시 할당 업무, 신용 통제 업무, 보험 인수(언더라이팅), 빌링, 클레임 업무,비대면 계좌 개설, 카드 국제 정산 등의 일을 처리한다. 백오피스(HR)에서는 계약변경 업무, 인사 채용 및 퇴직 업무, 연금 어드민 업무, 인사정보 변경 업무, 신규 인력 훈련 업무, 매출 자료 업로드 등이다. 

HFS 리서치에서는 주요 RPA 활용사례를 다음과 같이 소개하였다.⁶

• 인사 : 인사복지 관리, 컴플라이언스 리포팅, 원천징수 관리, 주소 등록 및 변경 처리, 데이터 클렌징, 주문갱신 등록
• 회계 : 예외 처리, 명세서 조정, 비용 보고서, 세금계산서 처리, 매출 회계 등
• 금융업 : 리스크 관리, 신규 상장종목 법인등록번호, 상장종목 분기별 재무정보 수집, 영업 현황 자료 취합 등 7000시간 절감 
• 제조업 : 업무 자동화 솔루션으로 수요 및 공급 계획, 발주, 거래처 관리, 마감 및 결산, 재고 관리 등에 적용 가능
• 식품업 : 식품 원자재 수급, 유통망 데이터의 시각화, 화학 공장의 실시간 생산 현황 모니터링 및 분석, 물량의 안정적 공급

RPA를 적용하기 적합한 업무를 정리하면 다음과 같다.

• 다량의 수작업 업무 : 다수의 작업자가 동일한 작업을 수행하는 경우 
• 단순한 규칙과 로직에 기반한 작업 : 예외사항이 적은 업무
• 업무량이 특정 기간에 집중되는 일
• 리드타임이 긴 업무

RPA가 각광 받고 있는 이유는 정량/정성적 효과적인 업무, 자동화 변환 시간/변환 비용, 직원/고객 만족도, 오류 감소 효과, 비즈니스 프로세스 표준화 효과, 업무 프로세스 절감 시간 등이다. 그리고 RPA는 ‘개인별 상황’을 잘 다루어야 한다. 100% 자동화보다 90% 자동화, 10% 수동 구간들이 생기기 때문이다. 

삼성전기는 ‘삼성 업무 혁신의 비밀 - 삼성SDS Brity RPA 온라인 세미나’에서 RPA 도입 목적을 “업무 자동화 기반의 디지털 트랜스포메이션을 통한 기업 전체 업무 생산성 향상’이라고 소개하였다. 또한 고부가가치 업무로 전환, 사업 성장에 따른 단순 반복 업무 증가, 인당 근무 시간 증가, 주 52시간 근무제 도입 등을 RPA의 필요성이라고 발표하였다.⁷

• 현황 공유/보고(36%) : 현황 및 지표공유 및 보고서작성, 리드타임 현황, 수주잔량 및 출고 현황, 일일 현황보고
• 분석/모니터링(36%) : 현상 데이터 모니터링 및 원인 분석용 데이터 집계/분석, 이슈 기종 공정별 실적, OOC/OOS 일별 리포트, 제품별 수율 모니터링
• 단순 업무처리(20%) : 수작업 처리업무, 제품 출하 인보이스 생성, SPEC Registration Check, 고객사 발주서 등록
• 고객 대응(8%) : 고객 요청 대응자료 작성, 고객 요청 보고서 작성, 개발 승인을 위한 관리도 제출, SPC 리포트

“완전무결은 신의 본성이다. 완전무결을 바라는 것은 인간의 본성이다.”
- 괴테

RPA와 ERP, PLM의 궁합

RPA와 ERP는 궁합이 잘 맞는 편이나, PLM에는 아직 잘 적용했다는 얘기를 들어본 적이 없다. ERP의 재무, 인사, 유통, 물류, 생산 등은 매일 보고 패턴이나, 일들이 일정하게 돌아가는 편이나, PLM은 새로운 것을 개발하거나 변경하는 일들이 주 업무다 보니 상대적으로 RPA 업무 정의도 어려울 뿐더러, 업무효과도 장담할 수 없다. ‘휴먼 에러 방지’ 가 RPA의 본질이라고 볼 때, 오히려 더 혼란을 가져다 줄 수 있기 때문이다.

R&D 업무가 정형화되어 있는 산업이라면 시도해 볼 만하다. 또한 잘 하면 빅데이터 연구나 AI로 확장하는 것이 용이할 수 있겠다. R&D 업무는 원래 힘든 일이다. 어려운 일을 쉽게 만드는 재주는 세상에 없다. 따라서 일에 대한 소명감을 가지고 임하는 것이 좋을 것 같다. 

CAD 설계 작업에는 RPA와 같은 일들이 이미 오래 전부터 ‘설계 자동화’라는 이름의 프로젝트로 활발히 진행되었다. 지금도 많이 이루어지고 있으며, 동일한 설계 패턴을 설계자들이 힘들게 모델링하는 것이 있다면 그것은 VBA 혹은 CAD 툴킷을 이용하여 자동화를 하는 것이 올바른 접근 방법이다. 여기에 RPA를 걸어서 밤새 일을 시킬 수 있다면 금상첨화이지 않을까… LG, 삼성과 같은 대기업에서는 공개는 안 되겠지만 이런 일들을 하고 있을 것으로 생각된다.

RPA를 대하는 일반적인 실수

‘RPA Journey’에서는 RPA 도입 시 흔히 겪게 되는 일반적인 7가지의 실수에 대해 언급하고 있다.⁸ 이런 일반적인 실수를 겪지 않으려면 RPA에 대해서 잘 알고 진행해야 할 것 같다. 

• 처음부터 엔드 투 엔드(End-to-End) 프로세스를 자동화하려 함
• RPA 전문가 또는 전문 조직이 모든 일을 수행함
• 여러 측정 항목을 기반으로 한 복잡한 프로그램
• RPA 도입 과정에서 IT 부서 또는 인프라 조직이 너무 늦게 참여함
• 도입 효과보다는 RPA 봇(bot)의 가동률에 집중함
• 봇의 운영 현황 및 효과에 대한 모니터링/분석을 처음부터 수행하지 않음
• RPA 자동화 KPI(Key Performance Indicator)를 업무 부서가 관리하지 않음

RPA 맵

<그림 1>처럼 RPA 스터디 맵을 만들었다. PLM과 접목을 통해서 고객에게 도움을 주고자 스터디를 시작한 것이다. RPA의 모든 것을 지향하며, 각종 자료와 특히 LG CNS 블로그의 잘 정리된 RPA 기사는 스터디에 많은 도움이 되었다. 그리고 삼성 SDS의 유투브를 통한 삼성 그룹 사례는 현실적인 내용으로 RPA의 적용 업무에 대해 명확한 선을 그어 주었다. 

그림 1. RPA 콘셉트 맵(by 류용효)⁹

R&D의 주요 업무는 사실상 RPA로는 해결하기 어려운 것으로 보이며, 이유는 매우 간단하다. R&D 주요 업무는 간단히 표준화하기 어렵고, 그렇기 때문에 R&D의 산출물은 기업의 성장 전략에 매우 중요하다고 하겠다. 

RPA의 본질은 ‘휴먼 에러’를 잡겠다는 것임을 명심하자. 

참고자료 

1. 영진닷컴 공식 블로그
2. ‘RPA의 등장 배경과 전망’, 한솔PNS 블로그
3. 나무위키
4. SharedIT
5. ‘한국소프토모티브 이문형 지사장 “RPA 쉽게, 제대로 하려면…”’, 전자신문, 2019. 9. 9
6. Design Driven Digital World
7. ‘삼성 업무 혁신의 비밀 - 삼성SDS Brity RPA 온라인 세미나’, 삼성SDS 유튜브, 2020. 5. 7
8. ‘RPA Journey의 일반적인 실수 7가지’, 오토메이션애니웨어 블로그, 2019.4.2
9. LG CNS 블로그 참조

기사 내용은 PDF로도 제공됩니다.